Le Recommandé Electronique

Contexte et cadre législatif

La lettre recommandée électronique est l’une des solutions dématérialisées qui tend à s’imposer depuis plusieurs années. Propulsée par la montée en puissance des outils digitaux et un cadre législatif favorable, la LRE présente de nombreux avantages aussi bien pour les syndics que pour  les copropriétaires.

Certains courriers du syndic doivent être obligatoirement adressés aux copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception. Depuis la mise en vigueur de la loi ALUR, l’envoi des notifications et mises en demeure peut être réalisé par voie électronique, à condition d’obtenir le consentement préalable des copropriétaires.

Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique a introduit la Lettre Recommandée Electronique Qualifiée eIDAS et a apporté des précisions sur les modalités de sa mise en place.

Le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance « Copropriété » est venu simplifier les modalités d’utilisation de la lettre recommandée électronique pour les syndics. L’article 48 du décret simplifie l’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique.

NOS AUTRES MÉTIERS

TÉLÉCHARGEMENTS

Vos bénéfices

LRE offre des bénéfices forts en termes de praticité (réception facilitée pour le copropriétaire) et de productivité (processus d’envoi plus rapide pour le syndic).

Sécurité

Conformité des solutions Athome au cadre législatif en vigueur (les lettres recommandées électroniques d’Athome ont la même valeur légale que la LRAR)

Solutions en partenariat avec des prestataires de services de confiance qualifiés et reconnus sur le marché

La lettre recommandée et les fichiers de preuves sont archivés au moins 1 an

Productivité

Création d’une commande unique, réalisée en quelques clics pour l’envoi de toutes les notifications, peu importe le mode d’envoi (papier ou électronique)

Suivi en temps réel des statuts des envois LRE et des preuves de délivrabilité

Maîtrise des coûts

Le tarif de la LRE est fixe dans la limite de 256 Mo de PJ

Disponibilité des preuves (d’envoi, de réception, de refus etc) pendant 3 mois sur Netsyndic et 1 an sur nos les serveurs

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Nos solutions

Athome vous propose différents types de lettre recommandée électronique :

  • La LRE simple « loi 65 » répondant aux exigences de l’article 48 du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 (disponible depuis juillet 2020)
    • Réalisation par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifiés (eIDAS)
    • Le processus de vérification d’identité du destinataire se fait par code OTP reçu par mail
    • L’expéditeur de la LRE est bien identifié
    • L’horodatage électronique qualifié ainsi que la signature électronique et cachet électronique avancés
    • Le copropriétaire a la possibilité d’accepter ou de refuser le courrier recommandé électronique dans un délai de 21 jours
    • Message de rappel contenant les mentions prévues à l’articles 64-6, envoyé au destinataire de la LRE 48 heures après la transmission de l’avis électronique
  • la LRE qualifiée répondant aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014, l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques ainsi que du décret d’application n°2018-347 du 9 mai 2018
    • Identification de l’expéditeur avec un niveau de confiance élevé (clé RGS**,…) ;
    • Identification de l’identité du destinataire avec un niveau de confiance substantiel. Athome propose 2 types d’identification : carte à codes (disponible depuis janvier 2019) et à distance par webcam (disponible depuis juillet 2020)
    • Le copropriétaire a la possibilité d’accepter ou de refuser le courrier recommandé électronique dans un délai de 15 jours
    • Conservation des preuves du dépôt électronique de l’envoi, de réception, de refus ou de non-réclamation pour une durée de moins 1 an

Soumis au consentement préalable des copropriétaires, l’envoi de la LRE peut s’intégrer très facilement dans votre process d’envoi de convocations d’AG, de PV d’AG ou mises en demeure.

LA LRE : COMMENT CA MARCHE ?

Le syndic ou l’administrateur de biens n’a qu’une seule commande à passer sur le portail NetSyndic d’Athome qu’il s’agisse d’une lettre recommandée au format papier ou au format électronique.

  • Pour les copropriétaires identifiés en envoi « papier », Athome réalise l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi postal des courriers. Votre copropriétaire recevra sa convocation ou son PV d’AG de façon traditionnelle dans sa boite aux lettres
  • Pour les copropriétaires identifiés en envoi « électronique », Athome traite et procède à l’envoi d’une lettre recommandée électronique via un prestataire de services de confiance qualifiés. Celui-ci garantit la transmission sécurisée des bons documents à la bonne personne. Le destinataire reçoit le recommandé dans sa boite mail

NETSYNDIC, UN OUTIL UNIQUE
pour envoi et suivi de vos courriers papier et dématérialisés

  • Une seule demande et un seul outil pour l’envoi et le suivi de tous vos courriers : papier ou électroniques
  • Une traçabilité totale de tous vos envois (acceptés, refusés, en attente, téléchargés…)
  • Disponibilité des preuves (d’envoi, de réception, de refus etc) pendant 1 an sur le portail
  • Un process de reprise d’envoi papier (ou procédure de substitution) si le destinataire n’ouvre pas son recommandé électronique
Recommandé électronique