Syndic & LRE : tout à gagner !

La digitalisation des syndics de copropriété s’accélère depuis l’entrée en vigueur de la loi ELAN en 2018. Dernièrement, le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, pris en application de loi ELAN, a apporté les précisions sur la liste des documents pouvant être dématérialisés et mis à disposition des copropriétaires via un extranet sécurisé. A l’heure du tout numérique, les syndics n’échappent pas aux attentes de plus en plus exigeantes de la part des copropriétaires en termes d’échanges digitaux et services électroniques. De ce fait, bon nombre de syndics cherchent à optimiser la gestion des copropriétés tout en améliorant la productivité de ses gestionnaires et en respectant les délais légaux des envois de documents.

L’envoi de certains documents aux copropriétaires doit être obligatoirement effectué par une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Mais les recommandés papier sont assez coûteux,  le prix pouvant aller jusqu’à 10€ selon le poids. La lettre recommandée électronique (LRE) constitue ainsi une source importante d’économie permettant de baisser les coûts de plus de 50% par rapport au recommandé papier.

Malgré de nombreux avantages et un cadre législatif clair et précis, le recours à la Lettre Recommandée Electronique reste restreint. Sa mise en place fait plutôt figure d’exception qu’exemple commun. Et à tort !

Zoom sur un processus qui pourrait bien simplifier le quotidien des syndics de copropriété.

 

Qu’est-ce que la LRE (Lettre Recommandée Electronique) ?

La lettre recommandée électronique permet d’échanger des données en totale sécurité par voie numérique, en fournissant des preuves probantes sur l’envoi et la réception. Depuis son apparition en 2005 et sa reconnaissance en France depuis 2011 (Décret n° 2011-434 du 20 avril 2011), la lettre recommandée électronique a parcouru du chemin. Réservée au début à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, son utilisation a été élargie et les modalités de mise en œuvre ont été précisées par le règlement eIDAS au niveau européen et en droit français par l’article L100 du Code des Postes et des Communications et par son décret d’application n°2018-347 du 08 mai 2018.

Depuis 2019, le recommandé électronique qualifié eIDAS est un strict équivalent du recommandé papier avec accusé de réception (AR). Pour être juridiquement valable, la version numérique doit remplir plusieurs conditions telles que : accord préalable à l’envoi du destinataire particulier, vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire, recueil et archivage des preuves du dépôt, envoi des notifications au destinataire qu’un recommandé lui est adressé (sans indiquer l’identité de l’expéditeur), possibilité d’acceptation ou de refus de la LRE par le destinataire.

A noter, que le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 octroie aux professionnels des syndics la possibilité d’envoyer les convocations d’AG par voie électronique.

 

Exemple concret : LRE et syndics de copropriété

Les échanges entre les syndics de copropriété et les copropriétés sont réglementés par la législation en vigueur. L’envoi de certains documents à destination des copropriétaires doit être fait par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) de façon obligatoire. Il s’agit notamment, de l’envoi des convocations aux assemblées générales et des procès-verbaux. Pour les syndics, la lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS qui est une homologie du courrier recommandée classique se présente comme une solution efficace d’optimisation, fiable et économique. Elle permet d’économiser des coûts liés à l’affranchissement, à l’achat de papier et de l’encre et de procéder aux envois sans contrainte de déplacement dans le bureau postal.

A noter que préalablement à son envoi, il faudra toujours recueillir le consentement clair des destinataires à l’envoi.

Par ailleurs, le syndic pourra bien évidemment recourir à la lettre recommandée électronique simple (équivalente du courrier suivi) pour l’envoi de mises en demeure ou de courriers de gestion courante … Les avantages demeurent les mêmes : plus simple, plus rapide et moins cher !

 

Pourquoi la LRE qualifiée est-elle si intéressante pour un syndic ?

La lettre recommandée électronique présente plusieurs bénéfices majeurs pour les syndics et les copropriétaires.

Question pratique, elle est source d’un gain fort d’efficacité. L’avantage du courrier recommandé électronique est que l’on peut l’envoyer n’importe où, n’importe quand. De la même façon, le destinataire le recevra où qu’il soit. Cette souplesse d’utilisation est un avantage considérable. En effet, en cas d’un envoi classique, il suffit qu’un copropriétaire soit en déplacement et le délai de réception sera plus long.

Question sécurité, en plus de disposer de la même valeur légale que celle du recommandé papier, la LRE permet de justifier d’une « preuve de contenu ». Ainsi, en cas de litige, le syndic dispose d’une preuve tacite sur le contenu du document envoyé.  Le process d’envoi et de réception étant tracé, l’expéditeur bénéficie des preuves de dépôt, d’acceptation ou de refus ou de non-réclamation du courrier par le destinataire. Sur ces preuves sont mentionnées la date et l’heure par l’horodatage électronique qualifié.

Question tarif, le recommandé électronique permet des économies importantes. En effet, son prix ne laisse place à aucune mauvaise surprise. Contrairement au courrier papier où chaque page supplémentaire augmente le coût de l’affranchissement, le prix du courrier recommandé électronique est fixe dans la limite de 256 Mo de pièces jointes.

 

Comment la mettre en place ?

La solution en tant que telle est relativement complexe car elle intègre de nombreuses conditions nécessaires pour assurer la validité de la lettre recommandée. De sorte, passer par un prestataire spécialisé sera toujours une étape indispensable à sa bonne mise en place. Il faudra alors se tourner vers un tiers de confiance qualifié eIDAS par l’ANSSI, garantissant la fiabilité du service.

 

En conclusion, la lettre recommandée électronique est une opportunité pour les syndics. Elle apporte une sécurité optimale, un gain de productivité appréciable et des économies importantes. Si bien sûr, ces nombreux avantages sont bénéfiques au fonctionnement du syndic à la fois sur un plan financier qu’organisationnel, la LRE répond également à un enjeu de digitalisation. Grand défi des années à venir, sa mise en application globale dans les syndics témoignera de la compréhension des enjeux de digitalisation. Le monde de demain sera à fortiori toujours plus numérique et, avec un pas d’avance sur la digitalisation des processus métier, les syndics satisferont davantage leurs copropriétaires.

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