L’Assemblée Générale des copropriétaires par visio-conférence : révolution pour vaincre l’absentéisme ?

La tenue de l’Assemblée Générale est un moment fort dans la vie d’une copropriété, et d’autant plus pour un syndic de copropriété qui en assure la gestion. Cette réunion annuelle, rendue obligatoire par l’article 7 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, rassemble tous les copropriétaires afin de prendre des résolutions relatives à l’immeuble. Des résolutions souvent importantes, et pourtant l’absentéisme persiste. Toutefois, si « les absents ont toujours tort », les présents n’en ont pas pour le moins raison, menaçant ainsi la bonne prise de décision.  

Les Assemblées Générales par présence physique, propices à l’absentéisme

Le modèle de base pour organiser une assemblée générale est la réunion par présence physique. Lorsque la présence du copropriétaire n’est pas possible, ce dernier peut donner une procuration à une personne de son choix afin de voter à sa place.

Parfois, la présence en Assemblée Générales est difficile à assurer pour cause de mobilité restreinte :

  • un copropriétaire habitant loin de son investissement locatif,
  • un copropriétaire détenant plusieurs logements
  • une question d’horaires incompatibles.

Les décisions essentielles à la vie de l’immeuble pour les années à venir sont prises lors des AG, les travaux de rénovation ou les aménagements y sont par exemple votés. L’absence d’un copropriétaire ou de son représentant peut faire basculer une décision, questionnant ainsi la représentativité de la décision finale : convient-elle à l’ensemble (ou du moins sa majorité) réel des copropriétaires de l’immeuble ?

En résumé, l’absentéisme pendant les AG pénalise tous les copropriétaires.

Et pourtant la solution existe, en cas d’impossibilité de se rendre en personne : la visioconférence.

L’Assemblée Générale à distance : conditions de mise en œuvre

L’article 17-1 A dans la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 créé par la loi ELAN du 23 novembre 2018 autorise la participation et le vote à distance lors d’une Assemblée Générale des copropriétaires sous certaines conditions. Ces dispositions sont rendues applicables par l’entrée en vigueur de l’article 6 du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019.

Le décret précise que les moyens permettant de tenir une assemblée générale à distance « par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique, ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant » doivent être décidés lors d’une AG ordinaire.

Ce point inscrit préalablement à l’ordre du jour d’une AG au cours de laquelle le syndic présente aux copropriétaires, différentes solutions et devis relatifs à la mise en place de l’AG à distance. Le coût de mise en place de cette solution (location du matériel, achat ou abonnement aux licences…) sont à la charge du syndic de copropriétaire.

Les copropriétaires souhaitant participer à l’AG à distance doivent en informer « par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale ».

Lors de l’Assemblée Générale, l’émargement des copropriétaires assistant à la réunion par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen électronique de communication n’est pas requis mais cette participation à distance est notifiée dans une feuille de présence.

A noter que « les incidents techniques ayant empêché le copropriétaire ou l’associé qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote sont mentionnés dans le procès-verbal. »

Assemblée Générale par visioconférence : bénéfices pour les syndics de copropriété ?

Pour toute innovation ou mise en place nouvelle, il est naturel de s’interroger sur les bénéfices que l’on peut percevoir du changement. Dans le cas de l’AG par visio, on peut en citer 2 :

Proposer un nouveau service dans l’air du temps

Le mode de fonctionnement des syndics d’aujourd’hui est basé sur un modèle traditionnel. Même si la digitalisation du métier connait une très forte croissance ces dernières années, elle n’est pas suivie par l’ensemble des cabinets. En parallèle, on observe grandir une volonté profonde de la part des copropriétaires de bénéficier du choix : présentiel ou distanciel. Offrir ce choix permettra de répondre à des nouveaux comportements « numériques », d’associer une image plus moderne au syndic et de mobiliser et impliquer davantage les copropriétaires au quotidien de leur copropriété.

Baisser le taux de l’absentéisme

L’une des raisons principales entraînant la non-participation des copropriétaires aux Assemblées générales est le déplacement physique. De nombreuses contraintes empêchent les copropriétaires d’ y être présents le Jour J. Même si le copropriétaire peut se faire représenter, il choisira plutôt une participation à distance ou l’envoi préalable de ses intentions de vote par voie postale en cas d’impossibilité d’assurer une présence physique.

L’Assemblée Générale par visioconférence, quel avenir ?

Les Assemblées Générales sont au cœur du fonctionnement même des syndics. Il est vrai que les us et coutumes liés à l’organisation de la réunion physique sont rassurants et représentent un moment convivial.

Cependant, le contexte sanitaire exceptionnel de 2020 a rendu difficile, voire impossible la tenue d’une Assemblée Générale dans des conditions « normales » (en réunion physique). L’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 a d’ailleurs vu le jour permettant l’organisation d’une AG à distance, sans qu’il ait été décidé au préalable des modalités de sa mise en œuvre.

Si le souhait d’aller vers le digital est réel pour les copropriétaires, l’Assemblée Générale 100% en visioconférence ne satisfera pas la totalité des copropriétaires. L’AG hybride (une partie en présentiel et une en distanciel) apparaît comme une solution répondant au mieux aux besoins actuels des syndics et des copropriétaires. A noter, que la mise en place de l’AG hybride par les syndics reste complexe, nécessitant l’organisation physique (location de la salle) conjuguée à la mise en place de la visioconférence (installation et paramétrage du matériel : écran, micro, caméra, licences, routeur…). Et qui dit installation, dit démontage et rangement des équipements, le tout souvent tard dans la soirée…

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