Comment l’externalisation de gestion des courriers papier a radicalement amélioré le quotidien du Cabinet HEURTIER ?

CONTEXTE & ENJEUX

Le Cabinet HEURTIER est une agence immobilière créée en 1904 par la Famille HEURTIER. Située à Grenoble, elle est aujourd’hui la référence sur le marché immobilier grenoblois et accompagne ses clients dans les domaines de la transaction, de la location et de la gestion de copropriétés.

Lorsque le confinement COVID-19 a été mis en place en mars 2020, le cabinet a rencontré des difficultés à poursuivre les envois de courriers à ses clients. Cette tâche était chronophage, fastidieuse et nécessitait des déplacements permanents à l’agence.

Démarché à ce moment, le Gérant de l’agence, Monsieur LUCCHINO Emilien s’est laissé tenter par la prestation d’externalisation de la production et d’envoi des courriers proposée par Athome.

LA REPONSE D’ATHOME

L’envoi de nombreux courriers de gestion est indispensable au bon fonctionnement de l’agence au quotidien. Alors, à situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles.

Le commercial Athome a présenté la solution d’externalisation des flux sortants au cabinet par visio-conférence et une solution a rapidement pu être mise en place, sans aucune rencontre physique.

Désormais, avec Netsyndic d’Athome, la plateforme de gestion des courriers sortants,  l’agence HEURTIER dépose à distance et en toute simplicité l’ensemble de ses courriers à imprimer et à diffuser.

Les types de courriers concernés :

  • SYNDIC : l’envoi de convocations, de procès-verbaux d’AG, par lettres recommandées (LRAR) et appels de fonds par courriers simple
  • GESTION LOCATIVE : les expéditions des comptes-rendus de gérance (CRG) aux propriétaires bailleurs
  • LOCATION : les expéditions des avis d’échéances aux locataires
  • CONTENTIEUX : l’envoi de l’ensemble des courriers de mises en demeures
  • TRANSACTION : les expéditions des mandats de vente aux clients vendeurs

LES BENEFICES

L’externalisation de l’envoi des courriers a non seulement rendu possible la continuité de l’activité du client pendant le confinement, mais a aussi permis une nette amélioration du fonctionnement interne et de la satisfaction des clients.

Aujourd’hui, la gestion administrative est plus fluide et l’image auprès des clients se modernise. Les équipes sont soulagées d’une charge sans valeur ajoutée vis-à-vis du cœur de leurs missions.

Grâce à ATHOME, mes gestionnaires effectuent, en direct, l’expédition des courriers. L’imprimante de l’agence n’est plus saturée d’impressions, nous n’avons plus la crainte de manquer d’enveloppes, expérience vécue (rire). Lorsque l’on se remémore la mise sous pli manuelle, celle que l’on avait l’habitude de faire il n’y a pas si longtemps, les gestionnaires rigolent. Pourtant, cela fut notre quotidien !  Concrètement les bénéfices sont : un gain de temps, d’argent et de réactivité. Auparavant les gestionnaires syndic faisait partir les convocations 6-7 jours après la réunion préparatoire de l’Assemblée Générale, désormais c’est fait en 10 minutes.

Emilien LUCCHINO, Gérant du Cabinet HEURTIER

Les clients de l’agence sont aussi satisfaits des évolutions apportées. Toutes les communications et les échanges de documents sont plus rapides ce qui leur permettent de gagner en réactivité et en efficacité à leur tour.

Et pour conclure, grâce à Athome, l’envoi des PV d’AG intervient sous une semaine (doit être effectué sous un mois selon la règlementation) octroyant ainsi une marge supplémentaire aux gestionnaires syndic pour la répartition des charges locatives.

Définitivement, le partenariat avec Athome a été l’un de mes meilleurs choix dans la stratégie commerciale. Aujourd’hui, le cabinet HEURTIER dispose d’un outil performant et est en position d’être aussi compétitif qu’un grand groupe.

Emilien LUCCHINO, Gérant du Cabinet HEURTIER

CITATION DE l’INTERLOCUTEUR ATHOME

Je suis le cabinet HEURTIER depuis le début de l’année. Emilien et son équipe sont très dynamiques et plein d’enthousiasme. C’est un réel plaisir de les accompagner dans l’optimisation de leur fonctionnement interne.”

Emmanuel LORNAGE, Responsable Commercial Athome Grenoble

CITATION DU CLIENT

Nous recommandons le service auprès de nos confrères, aujourd’hui c’est devenu un outil stratégique dans la concurrence actuelle du marché de l’immobilier et dans la lutte permanente d’une agence familiale comme la nôtre, face aux grands groupes.

Emilien LUCCHINO, Gérant du Cabinet HEURTIER

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