Décret du 02 juillet 2020 : cadre légal de la Lettre Recommandée Electronique assoupli pour les syndics de copropriété

Le décret n°2020-834 pris pour l’application de l’ordonnance « Copropriété » précisant entre autres la simplification de l’envoi des notifications et mises en demeure par recommandé électronique a été publié au Journal officiel le 03 juillet dernier.

L’article 48 du décret autorise désormais l’envoi des convocations, des PV d’AG et des mises en demeure par une Lettre Recommandée Electronique dite « simple », qui a la même valeur juridique que la lettre recommandée avec accusé de réception papier (LRAR).

La finalité de ce décret est de réconcilier les syndics et copropriétaires avec la LRE.

Les évolutions majeures pour la LRE dédiée syndics de copropriété

Certains courriers doivent être obligatoirement adressés par le syndic aux copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception. Conformément à la loi ALUR, depuis le 24 octobre 2015, l’envoi des notifications et mises en demeure pouvait être réalisé par voie électronique.

A ce cadre légal se sont ajoutées les dispositions sur les modalités d’envoi de la lettre recommandée électronique précisées par le décret du 09 mai 2018. Depuis le 1er janvier 2019, les documents faisant état d’une obligation d’envoi par recommandé, pouvaient être transmis sous format électronique uniquement par lettre recommandée électronique qualifiée (LREQ). Cette solution apportait un haut niveau de sécurité notamment grâce à un processus de validation d’identité des destinataires avec le niveau substantiel (carte à codes, clé RGS** ou par webcam), mais complexifiait lourdement l’adoption de la LRE par les syndics et les copropriétaires.

En illustration, depuis la mise en vigueur de la LRE eIDAS le 1er janvier 2019, nombreux sont les syndics qui ont fait marche arrière pour revenir vers une LRAR au format papier. Pire encore, lorsque les copropriétaires donnaient leur consentement préalable obligatoire à la réception des recommandés électroniques, 30 %* d’entre eux seulement arrivaient jusqu’au bout de la procédure pour réceptionner leur LRE eIDAS. En cause, un cumul d’étapes préalables, des adresses mail erronées, des courriers arrivant en spam…

Presque un an après la publication de l’Ordonnance 2019-1101, le décret annonçant la simplification de l’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique a enfin vu le jour. Il est désormais possible de recourir à la lettre recommandée électronique dite « simple » pour notifier les copropriétaires.

Les 4 points clés à retenir

  • L’envoi du recommandé électronique doit être réalisé par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifiés (eIDAS).
  • La vérification substantielle de l’identité du destinataire (par carte à codes ou autre) n’est plus requise. Par conséquent, le processus de vérification d’identité du destinataire peut se faire par code OTP reçu par mail ou sms.
  • Le décret supprime l’anonymisation de l’expéditeur. Désormais vos copropriétaires identifieront plus aisément les convocations qui sont expédiées par vos soins.
  • Les preuves de dépôt électronique et de réception doivent comporter l’horodatage électronique qualifié ainsi que la signature électronique et cachet électronique avancés.

Ces dispositions sont entrées en vigueur depuis le 03 juillet 2020.

Quels changements pour les syndics de copropriété ?

Ce décret arrive dans des circonstances exceptionnelles, en pleine épidémie du COVID-19, et permet de simplifier le recours à la Lettre Recommandée Electronique.

Le cadre légal strict encadrant la LRE constituait un frein à l’utilisation massive par les copropriétaires mais aussi à l’utilisation de toute solution de dématérialisation (LRE, visioconférence, vote par correspondance…). De ce fait, le fonctionnement des syndics ne permettait pas la mise en place de réponses adaptées à la situation de confinement.

Ces rigidités ont mis à l’arrêt ou presque toute l’activité des syndics. De sorte, l’écrasante majorité des AG a dû être repoussée.

Avec ces dernières avancées législatives et la montée en puissance des demandes et des offres de services dématérialisés, la digitalisation est en marche pour le secteur des administrateurs de biens.

*Chiffres issus de l’analyse de l’utilisation de la LRE par des clients d’Athome

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